Lista dokumentów
| Dokument | Kto przygotowuje | Kto przechowuje | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Umowa o sprawowanie profilaktycznej opieki zdrowotnej | pracodawca i jednostka medycyny pracy | obie strony | forma pisemna; określa m.in. sposób przekazywania orzeczeń |
| Skierowanie na badanie | pracodawca, wg wzoru z rozporządzenia | pracodawca i pracownik (po egzemplarzu) | opis stanowiska i czynników |
| Orzeczenie lekarskie | lekarz medycyny pracy | pracodawca (dokumentacja pracownicza), pracownik (IKP / wydruk) | od 2026 r. co do zasady elektroniczne |
| Orzeczenie sanitarno-epidemiologiczne | lekarz | pracodawca; kopia w miejscu pracy przy żywności | okazywane przy kontroli |
| Wyniki pomiarów czynników szkodliwych | pracodawca (badania i pomiary) | pracodawca | przydatne przy wypełnianiu skierowań |
| Ocena ryzyka zawodowego | pracodawca | pracodawca | źródło informacji o czynnikach |
| Karta badania, wyniki | jednostka medycyny pracy | jednostka medycyny pracy | dokumentacja medyczna — nie trafia do pracodawcy |
Kalendarz terminów
Najprostsze narzędzie w małej firmie: arkusz z kolumnami stanowisko, data ważności orzeczenia, data wysłania skierowania. Żadnych diagnoz ani wyników — wystarczą daty. Przypomnienie ustaw z wyprzedzeniem kilku tygodni.
Przy kontroli PIP lub sanepidu
Inspektor najczęściej sprawdza, czy każdy pracownik ma aktualne orzeczenie odpowiadające stanowisku, czy skierowania opisują rzeczywiste warunki i czy w firmie spożywczej dostępne są kopie orzeczeń sanitarno-epidemiologicznych. Uporządkowana teczka z tymi dokumentami to większość sukcesu.
Od 17 kwietnia 2026 r. obowiązują nowe wzory orzeczeń, a orzeczenia są co do zasady wystawiane w postaci elektronicznej. Okres przejściowy, w którym można było stosować dotychczasowe wzory, zakończył się 17 października 2026 r. Orzeczenia wydane wcześniej, w okresie swojej ważności, pozostają aktualne.
Dokumenty — pytania i odpowiedzi
Gdzie przechowywać orzeczenia lekarskie pracowników?
Orzeczenia z badań profilaktycznych są częścią dokumentacji pracowniczej i przechowuje się je zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej. Kopie orzeczeń sanitarno-epidemiologicznych powinny być dodatkowo dostępne w miejscu pracy.
Czy pracodawca dostaje kartę badania pracownika?
Nie. Karta badania profilaktycznego i wyniki badań to dokumentacja medyczna prowadzona przez jednostkę medycyny pracy. Pracodawca otrzymuje orzeczenie.